Для того, чтобы качественно выполнять главную задачу архива - обеспечивать общество и государство требуемой информацией, необходимо сохранять документы в целости. Тверской центр документации новейшей истории ежегодно осуществляет комплекс мер, направленных на обеспечение сохранности архивных документов.
Пользователи даже не подозревают, какая важная и ответственная работа проводится сотрудниками в архивохранилищах! Каждый год ТЦДНИ, как любой государственный архив, планово выявляет фактическое наличие архивных документов и оценивает их физическое состояние. Проверке подлежат и аудиовизуальные документы. Они проверяются каждые 5 лет. В Тверском центре документации новейшей истории хранится коллекция фонодокументов «В нашей жизни была война», включающая в себя воспоминания 14 детей, переживших блокаду Ленинграда. Эта коллекция проверяется архивистами на воспроизводимость информации (прослушивается) и оценивается физическое состояние носителей информации. Результаты проверки наличия обязательно фиксируются работниками архива в учётных документах, а при необходимости проводится розыск необнаруженных архивных документов.
В 2023 году в Тверском центре документации новейшей истории проведена проверка 549 фондов, в которых проверено 34000 единицы хранения.