Документы собраны городским штабом Всесоюзной поисковой экспедиции "Летопись Великой Отечественной войны" при Ржевском горкоме ВЛКСМ. С 1982 по 1985 годы велась активная работа по сбору документов о Великой отечественной войне, о боях за город Ржев. Одной из важнейших задач экспедиции была- дописать неизвестные страницы истории, записать воспоминания участников Великой отечественной войны. В сборе документов участвовали пионеры и комсомольцы- учащиеся Ржевских учебных заведений и школ. Более 2000 писем написали участники экспедиции, около 360 мест захоронений установлено в результате поиска, 2128 карточек составлено для картотеки. Благодаря данным собранным в ходе экспедиции удалось выяснить, что в Ржеве проживают и трудятся 92 ветерана- участника боев за Ржев. В боях за Ржев принимали участие 9 армий, 2 корпуса, 6 бригад, около 180 дивизий.

Благодаря воспоминаниям ветеранов удалось установить имена неизвестных воинов, судьбы без вести пропавших бойцов.

В 1984 году - были выявлены участники партизанского движения, опрошены жители города, перенесшие оккупацию.

Все документы россыпью были переданы в Ржевский филиал облархива. Где были обработаны и описаны. Часть документов- воспоминания Ржевитян, переживших оккупацию (на магнитных носителях), документы о партизанском движении включены в дела фонда № 150 "Коллекция документов по истории города Ржева и Ржевского района

Фонд содержит сформированные личные дела участников сражений за г.Ржев- анкеты, воспоминания, переписку, фотографии. Анкеты и фотографии на погибших воинов, присланные родственниками. Воспоминания Ржевитян- участников ВОВ. Картотеку воинских частей принимавших участие в Ржевской битве. Печатные издания.